Chủ tịch xã xử phạt hành chính theo Nghị định 189/2025: trần 50%, biên bản, thời hạn

Phường của anh Khôi nhận 19 biên bản vi phạm trong tháng 9/2026: 11 vụ xây dựng không phép hoặc sai phép, 5 vụ lấn chiếm vỉa hè, 3 vụ đổ thải không đúng nơi quy định. Trước 01/7/2025, phần lớn vụ xây dựng phải chuyển lên huyện vì vượt trần phạt của Chủ tịch xã. Nay toàn bộ 19 vụ dừng ở bàn anh. Một vụ xây dựng sai phép của công ty có thể dẫn tới mức phạt hàng trăm triệu đồng kèm buộc tháo dỡ phần sai phép, và chủ công trình chắc chắn sẽ thuê luật sư soi từng chữ trong biên bản.

Thẩm quyền mới: trần 50% mức tối đa của lĩnh vực

Nghị định 189/2025/NĐ-CP quy định Chủ tịch UBND cấp xã có quyền:

• Phạt cảnh cáo;
• Phạt tiền đến 50% mức tiền phạt tối đa của lĩnh vực tương ứng theo Điều 24 Luật Xử lý vi phạm hành chính;
• Tước quyền sử dụng giấy phép, chứng chỉ hành nghề có thời hạn hoặc đình chỉ hoạt động có thời hạn;
• Tịch thu tang vật, phương tiện vi phạm hành chính;
• Áp dụng các biện pháp khắc phục hậu quả theo quy định.

Chủ tịch UBND cấp tỉnh được phạt đến mức tối đa của lĩnh vực.

Cách tính trần cho đúng

Mức phạt tối đa quy định tại Điều 24 là mức áp dụng cho cá nhân. Với tổ chức, mức phạt gấp 02 lần cá nhân, và thẩm quyền phạt tiền của người có thẩm quyền đối với tổ chức cũng gấp 02 lần thẩm quyền đối với cá nhân.

Ví dụ minh họa: nếu một lĩnh vực có mức phạt tối đa 100 triệu đồng với cá nhân, Chủ tịch xã được phạt cá nhân đến 50 triệu đồng và tổ chức đến 100 triệu đồng. Con số cụ thể của từng lĩnh vực phải tra đúng Điều 24 sau sửa đổi và nghị định xử phạt chuyên ngành đang hiệu lực, vì Luật 88/2025 đã điều chỉnh mức tối đa ở một số lĩnh vực.

Biên bản: nơi quyết định thắng hay thua

Khi nào không cần lập biên bản

Luật 88/2025 nâng ngưỡng xử phạt không lập biên bản: phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền đến 500.000 đồng với cá nhân, 1.000.000 đồng với tổ chức. Trên ngưỡng này, bắt buộc lập biên bản vi phạm hành chính.

Những chỗ biên bản hay hỏng

• Mô tả hành vi chung chung: "xây dựng sai phép" mà không ghi sai ở đâu, sai bao nhiêu mét vuông, so với nội dung giấy phép số nào.
• Thời gian, địa điểm vi phạm không khớp ảnh chụp, không khớp biên bản kiểm tra trước đó.
• Người vi phạm không ký nhưng biên bản không ghi lý do, không có chữ ký người chứng kiến hoặc đại diện chính quyền nơi xảy ra vi phạm.
• Không ghi quyền giải trình khi hành vi thuộc trường hợp người vi phạm có quyền giải trình.
• Người lập biên bản không có thẩm quyền lập (ví dụ người không được giao nhiệm vụ trong lĩnh vực đó).

Với vụ xây dựng, biên bản nên kèm bản vẽ hiện trạng có kích thước, ảnh chụp có thời gian, bản sao giấy phép xây dựng và bản vẽ được duyệt. Một biên bản tốt trả lời được câu hỏi: người không có mặt tại hiện trường đọc có hình dung đúng vi phạm không.

Thời hạn ra quyết định xử phạt

Theo Điều 66 Luật Xử lý vi phạm hành chính:

Quá các thời hạn này thì không ra quyết định xử phạt nữa, mà ra quyết định không xử phạt, trong đó vẫn quyết định tịch thu tang vật thuộc loại cấm lưu hành và áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả (ví dụ buộc tháo dỡ phần xây sai phép). Nghĩa là công trình sai phép vẫn bị buộc tháo dỡ, nhưng khoản tiền phạt thì mất, và người để quá hạn bị xem xét trách nhiệm. Với 19 biên bản một tháng như phường anh Khôi, một bảng theo dõi ghi ngày lập biên bản và ngày hết hạn của từng vụ là công cụ bắt buộc, không phải tuỳ chọn.

Một điểm hay sót: ngày lập biên bản là ngày bắt đầu đếm, không phải ngày hồ sơ được chuyển lên bàn Chủ tịch. Công an xã hoặc công chức chuyên môn giữ biên bản ba, bốn ngày rồi mới trình là đã ăn mất hơn nửa thời hạn.

Thời hiệu xử phạt chung là 01 năm, một số lĩnh vực 02 năm. Với hành vi đang thực hiện (như công trình đang xây sai phép, lấn chiếm đang tồn tại), thời hiệu tính từ thời điểm phát hiện.

Mức phạt cụ thể: mức trung bình của khung

Theo Điều 23 Luật Xử lý vi phạm hành chính, mức phạt cụ thể với một hành vi là mức trung bình của khung. Có tình tiết giảm nhẹ thì giảm nhưng không thấp hơn mức tối thiểu; có tình tiết tăng nặng thì tăng nhưng không vượt mức tối đa. Mỗi tình tiết phải được ghi rõ trong quyết định và có căn cứ trong hồ sơ.

Sai lầm hay gặp: tự hạ mức phạt vì "hoàn cảnh khó khăn" mà không có tình tiết giảm nhẹ nào được luật quy định, hoặc nâng mức phạt vì người vi phạm "thái độ không hợp tác" mà không đối chiếu đúng tình tiết tăng nặng.

Giao quyền xử phạt cho Phó Chủ tịch

Điều 54 Luật Xử lý vi phạm hành chính cho phép cấp trưởng giao quyền xử phạt cho cấp phó. Điều kiện:

• Giao bằng quyết định, xác định rõ phạm vi, nội dung, thời hạn giao quyền (thường xuyên hoặc theo vụ việc).
• Cấp phó chịu trách nhiệm về quyết định của mình trước cấp trưởng và trước pháp luật.
• Người được giao quyền không được giao tiếp cho người khác.

Khi đã giao quyền, Phó Chủ tịch ký quyết định xử phạt với tư cách người được giao quyền, ghi số quyết định giao quyền trong phần căn cứ. Thiếu dòng căn cứ này là lỗi thẩm quyền, rất dễ bị khiếu nại.

Gửi quyết định và thi hành

Luật 88/2025 cho phép gửi quyết định qua phương thức điện tử (thư điện tử, cổng dịch vụ công, ứng dụng được công nhận) và bổ sung quy định xử lý vi phạm trên môi trường điện tử khi bảo đảm điều kiện kỹ thuật. Dù gửi cách nào, phải lưu được bằng chứng ngày người vi phạm nhận quyết định, vì đó là mốc tính thời hạn chấp hành, thời hiệu khiếu nại (90 ngày) và khởi kiện (01 năm).

Với biện pháp buộc tháo dỡ công trình, quyết định phải ghi rõ thời hạn tự thực hiện; hết hạn không chấp hành thì mới ra quyết định cưỡng chế, với hồ sơ cưỡng chế riêng.

Danh sách kiểm trước khi ký quyết định xử phạt

1. Khung phạt áp dụng có mức tối đa nằm trong thẩm quyền của người ký (đã tính gấp 02 với tổ chức).
2. Còn thời hiệu xử phạt; còn thời hạn ra quyết định tính từ ngày lập biên bản (07 ngày làm việc, 01 tháng hoặc 02 tháng tùy trường hợp).
3. Biên bản mô tả đủ hành vi, thời gian, địa điểm, chữ ký hoặc lý do không ký.
4. Đã cho giải trình nếu thuộc trường hợp phải cho giải trình; có văn bản giải trình hoặc biên bản.
5. Mức phạt là mức trung bình khung, có ghi tình tiết giảm nhẹ hoặc tăng nặng nếu điều chỉnh.
6. Căn cứ ghi đúng nghị định xử phạt chuyên ngành đang hiệu lực, Luật 88/2025, Nghị định 189/2025, và quyết định giao quyền nếu Phó Chủ tịch ký.
7. Ghi rõ quyền khiếu nại, khởi kiện.

Khi nào nên hỏi luật sư

• Vụ vi phạm của doanh nghiệp, mức phạt lớn hoặc có biện pháp buộc tháo dỡ, đình chỉ hoạt động.
• Hành vi có thể thuộc nhiều nghị định khác nhau, không chắc áp nghị định nào.
• Hồ sơ đã sát hạn ra quyết định mà còn thiếu xác minh, không chắc có đủ điều kiện chuyển sang thời hạn 01 tháng.
• Người vi phạm đã có luật sư gửi văn bản giải trình phản bác căn cứ.

Mỗi vụ xử phạt có giá trị lớn có thể lưu thành một hồ sơ trên AI Cố Vấn, với mốc "hạn ra quyết định" tính từ ngày lập biên bản. Khi có văn bản giải trình của luật sư bên kia, chuyển ngay hồ sơ cho luật sư Nhà Cố Vấn đọc kèm trong ứng dụng.