Mục lục · 11 mục
- Quy định mới: 02 ngày mỗi tháng, trực tiếp, tại địa điểm tiếp công dân
- Lập lịch thế nào để không vỡ
- Sổ tiếp công dân: ghi gì để có giá trị
- Khi tiếp xong: nối với thời hạn khiếu nại
- Đoàn đông người: những việc làm trong 30 phút đầu
- Tiếp công dân trực tuyến: chờ hướng dẫn, nhưng chuẩn bị trước
- Sai lầm hay gặp
- Khi đoàn kiểm tra đến: họ sẽ hỏi những giấy tờ gì
- Danh sách việc hằng tháng của Chủ tịch xã
- Khi nào nên hỏi luật sư
- Câu hỏi thường gặp
Xã của anh Lộc gộp từ hai xã cũ và một thị trấn, có 3 điểm tiếp dân cũ nhưng chỉ còn một trụ sở chính. Năm 2025, lịch tiếp công dân của Chủ tịch vẫn là "thứ Năm hằng tuần" theo luật cũ, nhưng thống kê cả năm cho thấy anh trực tiếp ngồi được 21 buổi; 26 buổi còn lại do Phó Chủ tịch hoặc công chức tiếp thay vì trùng họp tỉnh, đi kiểm tra dự án. Sổ tiếp công dân ghi lẫn hai loại buổi, không ghi ai thực sự ngồi tiếp.
Từ 01/7/2026, số buổi bắt buộc giảm, nhưng đó chính là lý do việc vắng mặt sẽ khó giải thích hơn: chỉ hai ngày mỗi tháng mà vẫn không trực tiếp có mặt thì rất khó coi là "bận đột xuất".
Quy định mới: 02 ngày mỗi tháng, trực tiếp, tại địa điểm tiếp công dân
Luật 136/2025/QH15, thông qua ngày 10/12/2025, có hiệu lực từ 01/7/2026, sửa Luật Tiếp công dân, Luật Khiếu nại và Luật Tố cáo. Với Chủ tịch UBND cấp xã, điểm quan trọng:
| Nội dung | Trước 01/7/2026 | Từ 01/7/2026 |
|---|---|---|
| Số ngày tiếp định kỳ | Ít nhất 01 ngày mỗi tuần | Ít nhất 02 ngày mỗi tháng |
| Cách tiếp | Trực tiếp tại địa điểm tiếp công dân | Trực tiếp; luật bổ sung hình thức tiếp trực tuyến (Chính phủ quy định chi tiết) |
| Trách nhiệm tổ chức | Bố trí địa điểm, phân công người tiếp thường xuyên | Giữ nguyên, nhấn mạnh trách nhiệm bố trí địa điểm thuận lợi và cơ quan tham mưu tiếp định kỳ, đột xuất |
| Thông tin người đến | Theo luật cũ | Người khiếu nại, tố cáo phải cung cấp thông tin định danh (số định danh cá nhân hoặc giấy tờ tùy thân); người đại diện phải có giấy tờ chứng minh |
Ngoài 02 ngày định kỳ, Chủ tịch xã vẫn phải tiếp đột xuất khi vụ việc gay gắt, phức tạp, có nhiều người tham gia hoặc có nguy cơ gây mất an ninh trật tự. Ngày tiếp đột xuất không thay cho ngày định kỳ.
Lập lịch thế nào để không vỡ
Lịch tiếp dân hỏng không phải vì Chủ tịch thiếu ý thức, mà vì nó bị xếp chung với lịch họp của tỉnh. Cách làm ổn định:
- Chốt cố định theo thứ trong tháng, ví dụ "thứ Ba tuần thứ nhất và thứ Ba tuần thứ ba", thay vì ngày dương lịch. Văn phòng tỉnh ít khi xếp họp trùng một thứ cố định nếu đã được báo trước.
- Niêm yết công khai tại trụ sở, trên cổng thông tin xã, và thông báo về thôn, tổ dân phố. Người dân đi xa từ xã cũ cần biết trước ít nhất một tuần.
- Báo trước với văn phòng UBND tỉnh và cấp ủy rằng hai ngày này là lịch cứng theo luật.
- Có phương án bù trong cùng tháng: nếu buộc phải vắng, đổi sang ngày khác trong tháng và thông báo lại, để cuối tháng vẫn đủ 02 ngày trực tiếp.
Lưu ý: Thực tế nhiều địa phương vẫn phân công Phó Chủ tịch tiếp thay khi Chủ tịch vắng vì lý do chính đáng. Buổi tiếp thay đó vẫn phải ghi đầy đủ, nhưng không nên tính vào 02 ngày Chủ tịch trực tiếp tiếp. Tinh thần của luật sửa đổi là trách nhiệm cá nhân của người đứng đầu; một tháng chỉ có buổi tiếp thay là điểm dễ bị kết luận thiếu trách nhiệm khi kiểm tra.
Sổ tiếp công dân: ghi gì để có giá trị
Sổ tiếp công dân (giấy hoặc trên phần mềm) là bằng chứng duy nhất khi thanh tra hỏi "tháng 9 Chủ tịch tiếp mấy ngày, tiếp ai, xử lý thế nào". Mỗi lượt tiếp nên có đủ:
- Ngày, giờ, địa điểm, người trực tiếp tiếp (ghi rõ họ tên, chức danh, không ghi chung "lãnh đạo UBND").
- Họ tên, thông tin định danh, địa chỉ người đến; số người nếu là đoàn.
- Nội dung trình bày, tóm tắt yêu cầu; tài liệu người dân nộp kèm (có biên nhận).
- Phân loại: khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh; đã có cơ quan nào giải quyết chưa.
- Hướng xử lý: thụ lý (nếu thuộc thẩm quyền), hướng dẫn gửi đúng nơi, chuyển đơn; thời hạn trả lời.
- Chữ ký hoặc xác nhận của người được tiếp nếu có thể.
Phần "hướng xử lý" quan trọng nhất. Một lượt tiếp mà không có kết luận rõ là nguồn của đơn lặp lại: người dân quay lại lần thứ hai, thứ ba, rồi gửi đơn lên tỉnh với nội dung "Chủ tịch xã tiếp nhưng không giải quyết".
Khi tiếp xong: nối với thời hạn khiếu nại
Nhiều nội dung người dân trình bày trong buổi tiếp thực chất là khiếu nại quyết định hành chính của xã. Khi đó, đồng hồ thời hạn bắt đầu chạy:
- Thụ lý khiếu nại lần đầu: trong 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đơn (luật cũ là 10 ngày).
- Giải quyết lần đầu: không quá 30 ngày kể từ ngày thụ lý, vụ phức tạp không quá 45 ngày; vùng sâu, vùng xa đi lại khó khăn không quá 45 ngày, phức tạp không quá 60 ngày.
Vì vậy, đơn nhận trong buổi tiếp phải được vào sổ đơn thư ngay trong ngày, không để công chức "cầm về xem". Ngày nhận đơn là ngày ghi trong biên nhận buổi tiếp.
Đoàn đông người: những việc làm trong 30 phút đầu
Đoàn đông người, nhất là về đất đai, bồi thường, là tình huống dễ mất kiểm soát. Kinh nghiệm từ các xã có dự án lớn:
- Đề nghị đoàn cử người đại diện để trình bày; tiếp đại diện tại phòng tiếp, bố trí người ghi biên bản riêng.
- Mời công chức chuyên môn đang thụ lý hồ sơ có mặt ngay, mang theo hồ sơ.
- Không hứa kết quả tại chỗ; chỉ hẹn thời hạn trả lời cụ thể bằng văn bản.
- Nếu có dấu hiệu gây rối trật tự, phối hợp công an xã theo phương án đã chuẩn bị, lập biên bản đầy đủ.
- Báo cáo tỉnh trong ngày nếu vụ việc có khả năng vượt cấp.
Tiếp công dân trực tuyến: chờ hướng dẫn, nhưng chuẩn bị trước
Luật 136/2025 bổ sung hình thức tiếp công dân trực tuyến, giao Chính phủ quy định chi tiết; người dân được chọn tiếp trực tiếp hoặc trực tuyến. Khi triển khai, cần chú ý: bảo đảm an toàn thông tin, giữ bí mật người tố cáo, ghi hình hoặc ghi biên bản buổi tiếp theo quy định, và vẫn phải vào sổ như buổi trực tiếp. Trước khi có nghị định hướng dẫn, không nên tự tổ chức "tiếp qua mạng xã hội" rồi tính vào số ngày tiếp định kỳ.
Sai lầm hay gặp
- Lịch niêm yết một đằng, người ngồi một nẻo: sổ ghi "Chủ tịch tiếp" nhưng ảnh chụp, camera cho thấy Phó Chủ tịch. Ghi đúng người tiếp là cách bảo vệ chính mình.
- Từ chối tiếp không có căn cứ: luật cho phép từ chối trong một số trường hợp (người trong tình trạng không làm chủ hành vi, vụ việc đã giải quyết đúng chính sách, đã được kiểm tra, rà soát mà vẫn cố tình khiếu nại kéo dài...). Từ chối phải có thông báo, không chỉ nói miệng.
- Hứa miệng: câu "để xã xem lại cho" ghi vào sổ là cam kết. Lần sau người dân quay lại hỏi kết quả.
- Không tách khiếu nại và kiến nghị: kiến nghị, phản ánh không có thời hạn thụ lý như khiếu nại, nhưng nếu thực chất là khiếu nại mà xử lý như kiến nghị thì sẽ trễ hạn.
Khi đoàn kiểm tra đến: họ sẽ hỏi những giấy tờ gì
Kiểm tra công tác tiếp công dân của thanh tra tỉnh thường không đọc từng trang sổ, mà đối chiếu chéo các giấy tờ với nhau. Một bộ hồ sơ đủ để trả lời trong một buổi gồm:
- Quyết định ban hành nội quy, quy chế tiếp công dân của UBND xã, đã sửa theo mốc 02 ngày mỗi tháng. Nhiều xã còn để nguyên quy chế ghi "thứ Năm hằng tuần" — mâu thuẫn đầu tiên đoàn kiểm tra nhìn thấy.
- Thông báo lịch tiếp từng tháng và bằng chứng niêm yết (ảnh chụp bảng tin có ngày, bài đăng trên cổng thông tin).
- Sổ tiếp công dân và sổ theo dõi đơn thư, hai sổ phải khớp nhau: đơn nhận trong buổi tiếp ngày 08 phải có số vào sổ đơn ngày 08.
- Phiếu chuyển đơn, phiếu hướng dẫn đã gửi cho người dân với những việc không thuộc thẩm quyền xã, kèm bằng chứng đã giao.
- Thông báo từ chối tiếp (nếu có), ghi rõ lý do và căn cứ.
- Báo cáo định kỳ công tác tiếp công dân gửi cấp tỉnh, số liệu phải khớp với sổ.
Lỗi bị kết luận nhiều nhất không phải là thiếu buổi tiếp, mà là số liệu ba nơi không khớp: báo cáo ghi 14 lượt, sổ tiếp ghi 11, sổ đơn ghi 9. Mỗi cuối tháng dành mười phút đối chiếu ba con số này rẻ hơn nhiều so với việc giải trình sau.
Danh sách việc hằng tháng của Chủ tịch xã
- Ngày 25 tháng trước: chốt 02 ngày tiếp của tháng sau, niêm yết.
- Mỗi buổi tiếp: kiểm tra sổ ghi đúng người tiếp, đơn nhận trong buổi đã vào sổ đơn thư.
- Giữa tháng: kiểm tra đã tiếp đủ ngày thứ nhất chưa, nếu đã vắng thì xếp ngày bù.
- Cuối tháng: báo cáo số lượt, số vụ đã thụ lý, số vụ đã hướng dẫn chuyển đi.
Trên AI Cố Vấn, nghĩa vụ "tiếp công dân định kỳ" đã có sẵn trong bản đồ pháp lý cán bộ cấp xã; hệ nhắc vào giữa tháng để kiểm lại lịch tháng đó đã đủ 02 ngày chưa.
Khi nào nên hỏi luật sư
- Một người hoặc một nhóm khiếu nại kéo dài nhiều năm, đã qua nhiều cấp, cần xác định có thuộc trường hợp được từ chối tiếp không.
- Đoàn đông người có dấu hiệu bị lôi kéo, có nguy cơ khởi kiện tập thể.
- Đơn vừa có nội dung khiếu nại vừa có nội dung tố cáo cá nhân cán bộ xã, cần tách đúng để không xử lý sai thẩm quyền.
- Bản thân Chủ tịch bị phản ánh không tiếp dân đúng quy định và được yêu cầu giải trình.
Căn cứ pháp lý
- Luật Tiếp công dân 2013, Điều 15 (trách nhiệm tiếp công dân của Chủ tịch UBND cấp xã), sửa đổi bởi Luật 136/2025/QH15 (hiệu lực 01/7/2026)
- Luật 136/2025/QH15 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tiếp công dân, Luật Khiếu nại, Luật Tố cáo (thông qua 10/12/2025)
- Luật Khiếu nại 2011 (sửa đổi bởi Luật 136/2025/QH15), các điều về thụ lý (07 ngày làm việc) và thời hạn giải quyết lần đầu
- Luật Tổ chức chính quyền địa phương 72/2025/QH15, Điều 23 (Chủ tịch UBND cấp xã giải quyết khiếu nại, tố cáo)
Đối chiếu tới ngày 15/10/2026. Văn bản có thể được sửa đổi, thay thế sau ngày này.
Câu hỏi thường gặp
Chủ tịch xã tiếp 02 ngày trong tháng có cần là hai ngày liền nhau không?
Luật quy định số ngày tối thiểu, không yêu cầu liền nhau. Thực tế nên tách ra hai tuần khác nhau để người dân có lựa chọn và để nếu phải vắng một ngày thì vẫn còn thời gian bù trong tháng.
Tiếp đột xuất một đoàn đông người có được tính vào 02 ngày định kỳ không?
Không nên tính. Tiếp đột xuất là nghĩa vụ riêng phát sinh khi vụ việc gay gắt, phức tạp. Lịch định kỳ là cam kết với toàn bộ người dân trong xã, đã niêm yết trước.
Người dân đến không mang giấy tờ tùy thân thì có tiếp không?
Từ 01/7/2026, người khiếu nại, tố cáo phải cung cấp thông tin định danh. Có thể hướng dẫn họ cung cấp số định danh cá nhân, đối chiếu trên ứng dụng, thay vì từ chối thẳng. Ghi rõ vào sổ việc đã hướng dẫn.
Có bắt buộc ghi âm, ghi hình buổi tiếp không?
Luật không bắt buộc với mọi buổi tiếp trực tiếp. Tuy nhiên với vụ việc phức tạp, đoàn đông người, biên bản có chữ ký và ghi âm (có thông báo cho người được tiếp) là bằng chứng tốt khi có tranh cãi về nội dung đã trao đổi.
Phó Chủ tịch có lịch tiếp công dân riêng không?
Luật đặt trách nhiệm trực tiếp cho Chủ tịch. Quy chế tiếp công dân của từng xã có thể phân công thêm lịch cho Phó Chủ tịch theo lĩnh vực. Lịch đó là thêm vào, không thay cho 02 ngày của Chủ tịch.
Đưa việc này vào hồ sơ của bạn
Lưu giấy tờ vào hồ sơ vụ việc, đặt mốc để hệ nhắc trước hạn, hỏi Trợ lý AI theo đúng hồ sơ và gửi câu hỏi cho luật sư Nhà Cố Vấn khi cần.
Bài viết là thông tin pháp luật tổng hợp để tham khảo, không phải ý kiến tư vấn cho một vụ việc cụ thể. Hoàn cảnh của bạn có thể khác ví dụ trong bài; khi có tranh chấp, sắp hết thời hạn hoặc giá trị lớn, hãy hỏi luật sư.
