Phân công, ký thay, ủy quyền cho Phó Chủ tịch xã: ai chịu trách nhiệm khi cấp dưới ký sai

Một xã ở vùng đồng bằng sông Cửu Long có Chủ tịch và hai Phó Chủ tịch. Trong giao ban đầu nhiệm kỳ, Chủ tịch nói: "Anh Phúc lo kinh tế, đất đai; chị Hoa lo văn hóa – xã hội". Không có quyết định phân công. Tám tháng sau, anh Phúc ký 46 quyết định cho phép chuyển mục đích sử dụng đất với tư cách "KT. Chủ tịch". Thanh tra tỉnh phát hiện 6 quyết định không đủ điều kiện về quy hoạch, chênh lệch tiền sử dụng đất phải thu thêm gần 2,7 tỷ đồng.

Câu hỏi đầu tiên đoàn thanh tra đặt ra: anh Phúc ký với tư cách gì, trên cơ sở văn bản nào? Không trả lời được câu đó thì trách nhiệm quay về người đứng đầu.

Bốn cơ chế, bốn loại văn bản

Bốn cơ chế không thay thế được nhau. Phân công lĩnh vực không tự động thành giao quyền xử phạt. Ủy quyền không phải là ký thay.

Phân công lĩnh vực và ký thay

Cách làm phổ biến và đúng nhất cho việc thường xuyên: UBND xã ban hành quy chế làm việc, Chủ tịch ra quyết định phân công nhiệm vụ cho từng Phó Chủ tịch, liệt kê lĩnh vực, cơ quan chuyên môn phụ trách, loại văn bản được ký thay.

Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, cấp phó được ký thay người đứng đầu các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu khi được giao. Khi ký thay, thể thức là "KT. CHỦ TỊCH – PHÓ CHỦ TỊCH".

Những điểm cần có trong quyết định phân công:

• Danh mục lĩnh vực cụ thể, không viết chung "kinh tế".
• Loại quyết định Phó Chủ tịch được ký thay; loại phải trình Chủ tịch ký (ví dụ thu hồi đất, giá đất cụ thể, cưỡng chế).
• Chế độ báo cáo: định kỳ báo cáo Chủ tịch số lượng, loại văn bản đã ký thay.
• Trường hợp Chủ tịch vắng mặt dài ngày: ai điều hành, phạm vi.

Ủy quyền theo Điều 14 Luật 72/2025

Luật Tổ chức chính quyền địa phương 72/2025/QH15 quy định ủy quyền tại Điều 14. Các điều kiện cốt lõi:

1. Ủy quyền phải thực hiện bằng văn bản của người ủy quyền.
2. Văn bản ủy quyền phải xác định cụ thể nội dung, phạm vi, thời hạn ủy quyền, cách thức thực hiện và các điều kiện cần thiết để thực hiện.
3. Việc ủy quyền phải phù hợp với năng lực, khả năng thực hiện nhiệm vụ của người nhận ủy quyền.
4. Người nhận ủy quyền không được ủy quyền tiếp.

Ủy quyền thích hợp cho những việc có thời hạn, có phạm vi rõ, ví dụ ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan chuyên môn ký một loại văn bản hành chính trong thời gian cao điểm. Văn bản ký theo ủy quyền dùng thể thức "TUQ.".

Việc không giao, không ủy quyền được (hoặc không nên)

• Tiếp công dân định kỳ: từ 01/7/2026, Chủ tịch xã phải trực tiếp tiếp ít nhất 02 ngày mỗi tháng. Phân công Phó Chủ tịch tiếp thêm là được, nhưng không thay được trách nhiệm trực tiếp này.
• Giải quyết khiếu nại đối với quyết định của chính Chủ tịch: có thể giao Phó Chủ tịch chủ trì xác minh, đối thoại, nhưng người có thẩm quyền ra quyết định giải quyết phải xác định đúng.
• Những việc luật giao cho tập thể UBND: Chủ tịch không tự quyết thay tập thể, càng không ủy quyền cho cấp phó quyết thay tập thể.
• Việc đã nhận ủy quyền từ cấp trên: không được ủy quyền tiếp.

Đọc khối chữ ký: bốn kiểu ghi, bốn kiểu trách nhiệm

Khi thanh tra hoặc Tòa án xem xét một quyết định, việc đầu tiên là đọc phần chữ ký. Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, cùng một chữ ký của Phó Chủ tịch có thể mang bốn ý nghĩa:

Bộ phận văn thư là chốt chặn cuối cùng: trước khi đóng dấu, văn thư kiểm tra loại văn bản có nằm trong danh mục mà người ký được ký không. Nhiều xã giao văn thư một bảng tra một trang, dán ngay cạnh máy đóng dấu, liệt kê từng Phó Chủ tịch được ký những loại nào. Bảng đó rẻ hơn mọi buổi giải trình.

Kiểm tra định kỳ: bằng chứng để người đứng đầu tự bảo vệ

Trách nhiệm "chỉ đạo, kiểm tra" chỉ được loại trừ khi có dấu vết của việc kiểm tra. Cách làm vừa sức một xã:

1. Mỗi tháng, văn thư trích từ sổ đăng ký văn bản đi danh sách văn bản ký thay, ký theo ủy quyền, gửi Chủ tịch.
2. Mỗi quý, Chủ tịch chọn ngẫu nhiên một số hồ sơ (ví dụ 5 trong 46 quyết định chuyển mục đích), giao công chức tư pháp hoặc người không tham gia soạn hồ sơ rà lại, có biên bản.
3. Phát hiện sai thì có văn bản chỉ đạo khắc phục ngay, không chờ đoàn thanh tra.

Trong vụ ở đầu bài, chỉ cần một lần rà quý đầu đã có thể chặn được phần lớn trong 6 quyết định sai.

Trách nhiệm người đứng đầu khi cấp dưới sai

Phân công, ủy quyền đúng không có nghĩa là Chủ tịch hết trách nhiệm. Người đứng đầu vẫn có thể bị xem xét về:

• Trách nhiệm trong chỉ đạo, kiểm tra: không kiểm tra định kỳ việc thực hiện lĩnh vực đã phân công, không có báo cáo nào được yêu cầu.
• Biết mà không xử lý: đã nhận phản ánh, đơn thư về sai phạm trong lĩnh vực đã phân công nhưng không chỉ đạo kiểm tra.
• Phân công, ủy quyền không phù hợp năng lực: giao một lĩnh vực phức tạp cho người không có chuyên môn, không có cơ chế kiểm soát.

Ngược lại, khi có văn bản phân công rõ, có chế độ báo cáo, có bằng chứng đã kiểm tra, trách nhiệm trực tiếp sẽ dừng ở người ký. Trong vụ ở đầu bài, nếu có quyết định phân công ghi rõ "trình Chủ tịch ký các quyết định chuyển mục đích có diện tích trên 500 m² hoặc thửa đất có đơn thư" và anh Phúc đã ký vượt, trách nhiệm phân định rất khác so với trường hợp chỉ có câu nói trong giao ban.

Danh sách văn bản mỗi xã nên có trong 30 ngày đầu nhiệm kỳ

1. Quy chế làm việc của UBND xã (tập thể thông qua).
2. Quyết định phân công nhiệm vụ Chủ tịch, từng Phó Chủ tịch, có danh mục văn bản được ký thay và văn bản phải trình Chủ tịch.
3. Quyết định giao quyền xử phạt vi phạm hành chính (thường xuyên hoặc theo vụ việc), nếu muốn Phó Chủ tịch ký quyết định xử phạt.
4. Văn bản ủy quyền cụ thể, có thời hạn, cho từng việc cần ủy quyền.
5. Quy chế tiếp công dân, lịch tiếp định kỳ của Chủ tịch.
6. Sổ theo dõi văn bản ký thay, ký theo ủy quyền, báo cáo định kỳ.

Mỗi khi thay người (Phó Chủ tịch chuyển công tác, nghỉ), các văn bản 2, 3, 4 phải ban hành lại; quyết định giao quyền cho người cũ không tự chuyển sang người mới.

Khi nào nên hỏi luật sư

• Thanh tra, kiểm tra đang xác định trách nhiệm cá nhân giữa Chủ tịch và Phó Chủ tịch.
• Một quyết định bị khiếu nại hoặc khởi kiện với lý do người ký không có thẩm quyền.
• Cần soạn văn bản ủy quyền cho việc có giá trị lớn (đất đai, tài sản công) và muốn chắc đủ điều kiện của Điều 14.
• Bản thân là Phó Chủ tịch được yêu cầu ký việc nằm ngoài phân công.

Bộ văn bản phân công, ủy quyền có thể lưu trong một hồ sơ trên AI Cố Vấn; đặt mốc nhắc theo thời hạn của từng văn bản ủy quyền để không có văn bản hết hạn mà vẫn đang được dùng làm căn cứ ký.