Giấy phép lao động theo Nghị định 219/2025: ai được miễn, hồ sơ 10 ngày, chỉ gia hạn một lần

Công ty của chị Hạnh ở Đồng Nai cần một trưởng ca kỹ thuật người Hàn Quốc, dự kiến vào làm ngày 01/12/2026. Theo cách cũ, chị phải làm hai vòng: xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, chờ có văn bản, rồi mới nộp hồ sơ giấy phép - tổng cộng thường mất hơn một tháng, chưa kể đăng tuyển người Việt trước. Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, chị nộp một bộ hồ sơ gộp cả giải trình nhu cầu và đề nghị cấp phép, sớm nhất 60 ngày và muộn nhất 10 ngày trước ngày làm việc, và cơ quan có 10 ngày làm việc để giải quyết. Nộp ngày 02/11 là kịp, nếu giấy tờ của người lao động đã sẵn sàng.

Chữ "nếu" ở cuối mới là phần tốn thời gian. Bằng cấp, xác nhận kinh nghiệm, lý lịch tư pháp nước ngoài đều phải hợp pháp hóa lãnh sự hoặc có Apostille rồi dịch chứng thực - việc đó tính bằng tuần. Bài này đi theo đúng thứ tự một doanh nghiệp cần làm, kèm những chỗ cơ quan cấp phép hay trả hồ sơ.

Ai cấp, cấp trong bao lâu

• Thẩm quyền: Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người lao động dự kiến làm việc (giao cơ quan chuyên môn, thường là Sở Nội vụ sau khi lĩnh vực lao động chuyển về ngành nội vụ). Một số trường hợp do bộ, ngành trung ương xác nhận, đặc biệt các diện ưu tiên mới.
• Thời hạn giải quyết: 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ - cho cả chấp thuận nhu cầu lẫn giấy phép.
• Thời điểm nộp: trước ngày dự kiến làm việc từ 10 đến 60 ngày.
• Thời hạn giấy phép: tối đa 2 năm, và không dài hơn thời hạn của căn cứ làm việc (hợp đồng lao động, văn bản cử sang làm việc, hợp đồng với đối tác…).
• Gia hạn: chỉ một lần, tối đa 2 năm, nộp trong khoảng 10 - 45 ngày trước khi giấy phép hết hạn. Hết lần gia hạn thì phải làm hồ sơ cấp mới.

Quy định chỉ gia hạn một lần là điểm khác lớn so với trước đây. Người làm lâu năm sẽ phải đi lại một vòng cấp mới sau mỗi 4 năm - hãy tính vào kế hoạch nhân sự.

Bốn vị trí và điều kiện tối thiểu

Chữ "phù hợp" là chỗ hồ sơ bị trả nhiều nhất. Bằng kỹ sư cơ khí và vị trí giám đốc tiếp thị là không phù hợp; xác nhận kinh nghiệm ghi chung chung "đã làm việc tại công ty" mà không nêu chức danh, thời gian, mô tả công việc cũng bị coi là chưa chứng minh được. Hãy yêu cầu nơi làm cũ ghi rõ: chức danh, từ ngày - đến ngày, nhiệm vụ chính.

Không cần giấy phép không có nghĩa là không cần làm gì

Nghị định 219/2025 liệt kê 15 nhóm không thuộc diện cấp giấy phép lao động, chia thành hai cách xử lý:

Phải xin giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép, ví dụ:

• Chủ sở hữu, thành viên góp vốn của công ty TNHH có phần vốn góp từ 3 tỷ đồng trở lên.
• Chủ tịch, thành viên Hội đồng quản trị công ty cổ phần có phần vốn góp từ 3 tỷ đồng trở lên.
• Người di chuyển nội bộ doanh nghiệp trong phạm vi các ngành dịch vụ theo cam kết.
• Người làm trong lĩnh vực ưu tiên được bộ, ngành hoặc tỉnh xác nhận theo cơ chế mới.

Chỉ phải thông báo trước, ví dụ:

• Người nước ngoài kết hôn với người Việt Nam và sinh sống tại Việt Nam (Bộ luật Lao động, Điều 154 khoản 8). Nghị định 219/2025 bỏ thủ tục xác nhận cho nhóm này, người sử dụng lao động chỉ thông báo với cơ quan có thẩm quyền.
• Người vào làm việc dưới 90 ngày cộng dồn trong một năm.
• Thông báo phải gửi ít nhất 3 ngày làm việc trước khi người đó bắt đầu làm việc.

Hồ sơ cấp giấy phép: những thứ cần chuẩn bị sớm

1. Văn bản đề nghị của người sử dụng lao động, có phần giải trình nhu cầu (vị trí, số lượng, lý do không tuyển được người Việt).
2. Giấy chứng nhận sức khỏe (được dùng dữ liệu y tế điện tử nếu đã liên thông).
3. Hộ chiếu còn hạn.
4. Lý lịch tư pháp do nước ngoài hoặc Việt Nam cấp, không quá 6 tháng. Từ nay có thể yêu cầu lý lịch tư pháp Việt Nam đồng thời qua Cổng dịch vụ công khi nộp hồ sơ giấy phép.
5. Hai ảnh màu.
6. Giấy tờ chứng minh vị trí: bằng cấp, xác nhận kinh nghiệm, hoặc giấy tờ chứng minh là nhà quản lý, giám đốc điều hành.
7. Văn bản về hình thức làm việc (hợp đồng, quyết định cử sang…).

Giấy tờ nước ngoài (bằng, xác nhận kinh nghiệm, lý lịch tư pháp) phải hợp pháp hóa lãnh sự, hoặc có Apostille nếu nước cấp là thành viên Công ước và không phản đối Việt Nam (Đức, Áo, Séc đã phản đối - giấy tờ từ ba nước này vẫn phải hợp pháp hóa). Sau đó dịch sang tiếng Việt và chứng thực. Lý lịch tư pháp có hạn 6 tháng: xin quá sớm thì hết hạn trước khi kịp hợp pháp hóa, xin quá muộn thì trễ ngày làm việc. Mốc hợp lý là xin lý lịch tư pháp khoảng 3 tháng trước ngày dự kiến làm việc.

Sau khi có giấy phép: chuỗi việc tiếp theo

1. Chuyển mục đích thị thực nếu người lao động đang ở Việt Nam bằng thị thực điện tử (được phép khi đã có giấy phép hoặc giấy xác nhận miễn) hoặc làm thị thực lao động mới.
2. Xin thẻ tạm trú LĐ - thời hạn không dài hơn giấy phép.
3. Ký hợp đồng lao động đúng nội dung giấy phép (vị trí, địa điểm, thời hạn).
4. Đăng ký mã số thuế, khấu trừ thuế TNCN hằng tháng.
5. Bảo hiểm xã hội: Luật BHXH 2024 đưa người lao động nước ngoài có giấy phép vào diện tham gia bắt buộc theo quy định của Chính phủ, trừ một số trường hợp (di chuyển nội bộ, đã đủ tuổi nghỉ hưu…). Kiểm diện cụ thể ngay khi ký hợp đồng.
6. Làm việc ở tỉnh khác: người có giấy phép làm việc thêm ở tỉnh khác phải thông báo trước 3 ngày làm việc cho nơi đến.

Giấy phép hết hiệu lực và bị thu hồi

Giấy phép hết hiệu lực khi hết thời hạn, khi hợp đồng lao động chấm dứt, khi nội dung hợp đồng không đúng giấy phép, khi doanh nghiệp chấm dứt hoạt động, hoặc khi bị thu hồi (vi phạm, bị truy cứu trách nhiệm hình sự…). Hệ quả thực tế: người lao động nghỉ việc là giấy phép mất hiệu lực, kéo theo thẻ tạm trú LĐ mất căn cứ. Doanh nghiệp cũ có trách nhiệm làm thủ tục thu hồi; doanh nghiệp mới phải xin giấy phép mới, không "kế thừa" được.

Phạt khi làm sai

Quy định xử phạt trong lĩnh vực lao động phạt cả hai phía. Người nước ngoài làm việc không có giấy phép, hoặc không đúng giấy phép, bị phạt tiền và có thể bị trục xuất. Doanh nghiệp sử dụng người nước ngoài không có giấy phép bị phạt nặng hơn, tính theo số người vi phạm. Nếu người đó vào Việt Nam bằng thị thực du lịch hay miễn thị thực rồi đi làm, còn thêm vi phạm hoạt động không đúng mục đích nhập cảnh theo Nghị định 282/2025/NĐ-CP. Ngoài tiền phạt, doanh nghiệp từng vi phạm thường bị soi kỹ hơn ở các hồ sơ sau.

Danh sách mốc cho phòng nhân sự

Một phòng nhân sự quản lý năm, sáu người nước ngoài sẽ có hàng chục mốc rải rác cả năm. Trên AI Cố Vấn, mỗi người lao động có thể là một hồ sơ riêng, lưu giấy phép, thẻ tạm trú, hộ chiếu và đặt mốc nhắc cho từng loại; khi cần, gửi cả hồ sơ cho luật sư Nhà Cố Vấn xem trước khi nộp.

Khi nào nên hỏi luật sư

• Vị trí cần tuyển không khớp hẳn bốn nhóm (ví dụ người vừa quản lý vừa trực tiếp làm kỹ thuật) hoặc bằng cấp khác ngành.
• Người lao động đã dùng hết lần gia hạn, hoặc từng bị thu hồi giấy phép.
• Doanh nghiệp muốn áp diện ưu tiên mới (tài chính, công nghệ, chuyển đổi số) để rút ngắn yêu cầu kinh nghiệm hoặc xin miễn.
• Đã phát hiện người nước ngoài đang làm việc mà giấy phép hết hạn hoặc chưa có.