Khai nhận, phân chia di sản: niêm yết 15 ngày, người không ký, thời hiệu

Bà Thu mất tháng 11/2025 ở phường Hải Châu, Đà Nẵng. Di sản là phần của bà trong căn nhà đứng tên hai vợ chồng (giá khoảng 5 tỷ đồng) và một sổ tiết kiệm 400 triệu đồng. Chồng bà, ông Lộc, và ba người con đều đồng ý để ông Lộc đứng tên toàn bộ căn nhà, tiền gửi chia đều cho ba con. Người con thứ hai đang làm việc ở Hàn Quốc, người con út đang tranh chấp tiền bạc với anh cả từ trước và nói "chưa ký bây giờ".

Gia đình này đang đứng trước hai con đường: làm văn bản phân chia di sản tại công chứng (nhanh, rẻ, nhưng cần đủ chữ ký) hoặc khởi kiện chia di sản tại Tòa (chậm, tốn án phí, nhưng không cần ai đồng ý). Mỗi đường có những mốc thời gian không được để trôi.

Hai loại văn bản, chọn sai là bị trả hồ sơ

Với gia đình bà Thu, muốn ông Lộc đứng tên toàn bộ nhà thì phải là văn bản thoả thuận phân chia di sản, trong đó ba người con thoả thuận nhường phần của mình trong căn nhà cho cha. Văn bản này có thể gộp cả sổ tiết kiệm. Nếu di sản được để lại theo di chúc mà di chúc đã chỉ rõ ai được tài sản nào, những người được hưởng thường chỉ cần khai nhận theo di chúc.

Hồ sơ cần chuẩn bị

1. Giấy chứng tử của bà Thu.
2. Giấy tờ chứng minh quan hệ: giấy chứng nhận kết hôn của ông bà; giấy khai sinh của ba người con; giấy tờ về cha mẹ của bà Thu (nếu cha mẹ bà còn sống thì họ cũng là người thừa kế hàng thứ nhất; nếu đã mất thì cần giấy chứng tử, đặc biệt khi họ mất sau bà Thu).
3. Di chúc, nếu có.
4. Giấy tờ về tài sản: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà; sổ tiết kiệm hoặc xác nhận số dư của ngân hàng; giấy đăng ký xe.
5. Căn cước của tất cả người thừa kế.
6. Văn bản từ chối nhận di sản (nếu có người từ chối), giấy uỷ quyền (nếu có người không đến được).

Niêm yết 15 ngày

Theo Luật Công chứng 2024 và Nghị định 104/2025, sau khi thụ lý, tổ chức hành nghề công chứng phải niêm yết việc tiếp nhận công chứng văn bản phân chia hoặc khai nhận di sản trong 15 ngày:

• Tại trụ sở Uỷ ban nhân dân cấp xã nơi thường trú cuối cùng của người để lại di sản.
• Nếu di sản có bất động sản, niêm yết cả tại Uỷ ban nhân dân cấp xã nơi có bất động sản.

Mục đích là để ai có quyền lợi liên quan (người thừa kế bị bỏ sót, chủ nợ) biết và lên tiếng. Hết 15 ngày không có khiếu nại thì công chứng viên mới chứng nhận văn bản. Vì vậy, tính từ lúc nộp đủ hồ sơ đến lúc cầm văn bản đã công chứng, gia đình nên dự trù khoảng 3 tuần.

Sau khi bỏ cấp huyện từ 01/7/2025, nơi thường trú cuối cùng ghi trên giấy tờ cũ có thể là "xã A, huyện B" nay đã sáp nhập thành xã khác. Nên tra trước xã mới đang quản lý địa bàn đó để không mất công đi nhầm.

Người ở nước ngoài, người không đến được

Người con đang làm việc ở Hàn Quốc có ba lựa chọn:

• Về nước ký trực tiếp.
• Ký giấy uỷ quyền tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước sở tại, cho một người ở Việt Nam thay mặt mình ký văn bản phân chia.
• Ký văn bản uỷ quyền trước công chứng viên nước sở tại rồi hợp pháp hoá lãnh sự hoặc chứng nhận Apostille. Việt Nam áp dụng Công ước Apostille từ 11/9/2026, nên giấy tờ lập ở nước thành viên có Apostille dùng được ở Việt Nam mà không cần hợp pháp hoá lãnh sự. Công ước chưa áp dụng giữa Việt Nam với một số nước thành viên (Đức, Áo, Séc); giấy tờ từ các nước này vẫn phải hợp pháp hoá lãnh sự. Giấy tờ tiếng nước ngoài phải dịch sang tiếng Việt và chứng thực bản dịch.

Nội dung uỷ quyền phải ghi rõ: uỷ quyền ký văn bản phân chia di sản của ai, đối với tài sản nào, được thoả thuận nhường phần hay không. Giấy uỷ quyền chỉ ghi chung chung kiểu "thay mặt giải quyết mọi việc" thường bị công chứng viên ở Việt Nam yêu cầu làm lại.

Khi một người không chịu ký

Người con út không ký thì không có văn bản thoả thuận phân chia, và văn phòng đăng ký đất đai không sang tên được. Lúc này có bốn hướng, theo thứ tự nên thử:

1. Hoà giải trong gia đình, thường có sự chứng kiến của tổ hoà giải ở khu dân cư. Rất nhiều trường hợp "không ký" thật ra là đòi được nhận tiền thay vì nhà, hoặc đòi tính công sức. Đưa ra con số cụ thể (giá trị phần của người đó) hay hiệu quả hơn bàn chung chung.
2. Phân chia phần không có tranh chấp: nếu người con út chỉ phản đối về căn nhà, các bên vẫn có thể lập văn bản phân chia riêng sổ tiết kiệm (với đủ chữ ký mọi người cho riêng phần này).
3. Khởi kiện chia di sản thừa kế tại Tòa án nhân dân khu vực nơi có bất động sản. Từ 01/7/2025, Tòa án cấp huyện cũ đã tổ chức lại thành Tòa án nhân dân khu vực.
4. Chờ, nếu không cần sang tên gấp và thời hiệu còn dài. Người đang ở và quản lý nhà vẫn tiếp tục sử dụng.

Án phí chia di sản tính theo giá trị phần tài sản mỗi người được nhận, không phải theo tổng di sản. Theo biểu của Nghị quyết 326/2016, phần nhận từ trên 800 triệu đến 2 tỷ đồng chịu 36 triệu đồng cộng 3% phần vượt 800 triệu. Một người nhận phần 1,25 tỷ chịu 36 triệu cộng 3% của 450 triệu, tức 49,5 triệu đồng. Đó là chi phí mà văn bản thoả thuận tại công chứng giúp gia đình tránh.

Thời hiệu: 30 năm, 10 năm và 3 năm

Điều 623 Bộ luật Dân sự 2015 đặt ba mốc khác nhau, cùng tính từ thời điểm mở thừa kế (ngày người để lại di sản chết):

Hết thời hiệu chia di sản thì di sản thuộc về người thừa kế đang quản lý di sản đó. Nếu không có người thừa kế nào đang quản lý thì di sản được giải quyết theo quy định về xác lập quyền sở hữu do chiếm hữu.

Áp vào gia đình bà Thu: bà mất tháng 11/2025, thời hiệu chia căn nhà kéo dài tới tháng 11/2055; với sổ tiết kiệm là tháng 11/2035. Ông Lộc đang ở và quản lý căn nhà; nếu kéo dài quá 30 năm mà không ai yêu cầu chia, căn nhà thuộc người đang quản lý. Đây là lý do người không quản lý di sản đừng để việc "chưa ký" kéo dài vô thời hạn.

Với người mất từ rất lâu: theo Án lệ 26/2018/AL, nếu thời điểm mở thừa kế trước ngày 10/9/1990 (ngày công bố Pháp lệnh Thừa kế) thì thời hiệu chia di sản là bất động sản tính từ ngày 10/9/1990. Thời hiệu 30 năm theo Bộ luật Dân sự 2015 cũng áp cho các trường hợp mở thừa kế trước khi Bộ luật có hiệu lực. Những hồ sơ thừa kế nhà đất "của ông bà từ trước năm 1990" vì vậy cần tính thời hiệu rất cẩn thận trước khi quyết định kiện hay không.

Bạn có thể kiểm mốc thời hiệu của trường hợp mình bằng công cụ thời hiệu khởi kiện.

Hạn chế phân chia và người quản lý di sản

Người để lại di sản có thể dặn trong di chúc, hoặc các người thừa kế có thể thoả thuận, rằng di sản chỉ được chia sau một thời hạn. Vợ hoặc chồng còn sống cũng có quyền yêu cầu Tòa xác định phần di sản người thừa kế được hưởng nhưng chưa cho chia trong thời hạn tối đa 3 năm, nếu việc chia ngay ảnh hưởng nghiêm trọng đến đời sống gia đình (Điều 661). Khi người vợ, chồng đó kết hôn với người khác thì những người thừa kế khác được yêu cầu chia.

Người đang chiếm hữu, quản lý di sản (thường là người đang ở trong nhà) phải bảo quản, không được bán, cho thuê, thế chấp di sản nếu không được những người thừa kế khác đồng ý bằng văn bản. Ông Lộc cho thuê tầng trệt lấy tiền mà không hỏi các con là chuyện hay gặp, và tiền thuê đó có thể bị coi là thuộc khối di sản.

Sau khi công chứng: thuế, đăng ký trong 30 ngày

1. Nộp hồ sơ đăng ký biến động tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ đất đai (thường là bộ phận một cửa cấp xã hoặc chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai), kèm văn bản phân chia đã công chứng, Giấy chứng nhận cũ, tờ khai thuế thu nhập cá nhân và lệ phí trước bạ (kể cả khi được miễn, vẫn phải khai để được xác nhận miễn).
2. Hạn nộp: trong 30 ngày kể từ ngày phân chia xong di sản (Luật Đất đai 2024, Điều 133 khoản 3). Quá hạn có thể bị phạt hành chính theo Điều 16 Nghị định 123/2024; căn cứ để tính chậm là ngày nộp hồ sơ, không phải ngày cơ quan xử lý xong.
3. Thuế thu nhập cá nhân và lệ phí trước bạ: ông Lộc nhận phần di sản của vợ và các con nhường phần cho cha, đều thuộc quan hệ vợ chồng, cha con nên được miễn. Người nhận ngoài các quan hệ gia đình gần nộp thuế 10% trên phần vượt 20 triệu đồng (Luật Thuế thu nhập cá nhân 109/2025).
4. Sổ tiết kiệm: mang văn bản phân chia đã công chứng đến ngân hàng để rút hoặc chuyển tên.

Khi lưu văn bản phân chia vào hồ sơ trên AI Cố Vấn, bạn nên tạo ngay một mốc "hạn đăng ký biến động" cách ngày công chứng 30 ngày; hệ nhắc qua email và thông báo trước hạn để không ai phải nhớ.

Danh sách mốc cần theo dõi

• Ngày mất (thời điểm mở thừa kế): mốc gốc của mọi thời hiệu.
• Trước khi phân chia: hạn cuối để ai muốn từ chối nhận di sản lập văn bản từ chối.
• Ngày nộp hồ sơ công chứng, cộng 15 ngày niêm yết.
• Ngày công chứng văn bản, cộng 30 ngày: hạn đăng ký biến động.
• Ngày mất cộng 10 năm: hết thời hiệu chia động sản và yêu cầu xác nhận, bác bỏ quyền thừa kế.
• Ngày mất cộng 30 năm: hết thời hiệu chia bất động sản.

Khi nào nên hỏi luật sư

• Có người thừa kế không ký, hoặc ra điều kiện đòi tiền.
• Có người thừa kế chết sau người để lại di sản nhưng chưa chia, làm danh sách người ký dài thêm.
• Giấy tờ nhà đất mang tên người đã mất từ nhiều đời, hoặc đất chưa có Giấy chứng nhận.
• Người đang quản lý di sản đã bán, cho thuê hoặc thế chấp.
• Thời điểm mở thừa kế trước năm 1990, hoặc thời hiệu sắp hết.

Luật sư giúp quyết định nên kiện hay thương lượng tiếp, ước án phí, và lập hồ sơ khởi kiện đúng thẩm quyền. Câu hỏi gửi từ hồ sơ trên AI Cố Vấn đi kèm sẵn danh sách giấy tờ và các mốc, luật sư Nhà Cố Vấn xem được ngay.