Tiền mặt trong doanh nghiệp năm 2026: ngưỡng 5 triệu đồng, chi phí được trừ, khấu trừ thuế và nghĩa vụ phòng, chống rửa tiền

Nhà hàng hải sản của anh Phát ở Vũng Tàu cũ (nay thuộc TP.HCM) mỗi sáng mua hải sản của 5–6 chủ ghe và đầu nậu, mỗi chuyến 8–25 triệu đồng, trả tiền mặt tại bến vì "người ta chỉ nhận tiền mặt". Năm 2025 cách làm này chưa sao: phần lớn các chuyến dưới 20 triệu, ngưỡng cũ về chi phí được trừ. Nhưng tháng 10/2026, khi rà sổ chuẩn bị quyết toán, kế toán đếm được khoảng 2,7 tỷ đồng hàng mua từ đầu năm theo đúng kiểu cũ — gần như mọi chuyến đều từ 5 triệu đồng trở lên và không có chứng từ chuyển khoản.

Cứ đà này, cả năm 2026 sẽ khoảng 3,6 tỷ. Nếu toàn bộ bị loại khỏi chi phí, với thuế suất 20%, công ty phải nộp thêm 720 triệu đồng thuế TNDN — nhiều hơn cả lợi nhuận cả năm của nhà hàng. Câu hỏi "trả tiền mặt hay chuyển khoản" đã trở thành câu hỏi sống còn.

Ngưỡng 5 triệu đồng: hai luật, hai mốc thời gian

Khấu trừ thuế GTGT: từ 01/7/2025

Luật Thuế GTGT 48/2024/QH15 yêu cầu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho hàng hoá, dịch vụ mua vào để được khấu trừ thuế đầu vào, trừ trường hợp tổng giá trị từng lần mua dưới 5 triệu đồng (đã gồm thuế). Ngưỡng cũ là 20 triệu đồng. Mua nhiều lần trong cùng một ngày của cùng một người bán, mỗi lần dưới 5 triệu nhưng tổng từ 5 triệu trở lên, cũng phải có chứng từ không dùng tiền mặt.

Chi phí được trừ thuế TNDN: từ 15/12/2025

Nghị định 320/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế TNDN 67/2025, hiệu lực 15/12/2025, đặt cùng ngưỡng: khoản chi mua hàng hoá, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần từ 5 triệu đồng trở lên chỉ được tính vào chi phí được trừ khi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Ngưỡng cũ theo quy định trước đó là 20 triệu đồng.

Hai chi tiết thực tế hay bị bỏ sót:

• Nhân viên mua hộ: nhân viên dùng tiền cá nhân mua hàng cho công ty, ngưỡng 5 triệu vẫn áp; doanh nghiệp cần có quy chế cho phép nhân viên mua hộ và hoàn tiền cho nhân viên theo quy chế đó.
• Trả chậm: tại thời điểm ghi nhận chi phí mà chưa đến hạn thanh toán thì được tạm tính vào chi phí; nhưng nếu sau đó trả bằng tiền mặt, doanh nghiệp phải ghi giảm chi phí ở kỳ phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt — kể cả khi kỳ trước đã quyết toán.

Tính cái giá của một khoản tiền mặt

Một lô hàng 22 triệu đồng (giá chưa thuế 20 triệu, thuế GTGT 2 triệu) trả bằng tiền mặt:

Nếu người bán "giảm 2% khi trả tiền mặt", doanh nghiệp tiết kiệm 440 nghìn đồng để mất 6 triệu. Với doanh nghiệp có thuế suất TNDN thấp hơn theo Luật 67/2025 (doanh nghiệp doanh thu nhỏ), con số nhỏ hơn một chút nhưng vẫn là thua.

Còn nhà hàng của anh Phát thì làm gì

Những người bán chỉ nhận tiền mặt thường là cá nhân, chủ ghe, hộ nông dân — nhiều người không xuất được hoá đơn. Với khoản mua từ người trực tiếp đánh bắt, trồng trọt bán ra, pháp luật thuế có cơ chế bảng kê thu mua thay hoá đơn. Nhưng bảng kê không thay được yêu cầu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khi khoản chi từ 5 triệu trở lên.

Hướng xử lý thực tế:

1. Mở tài khoản thanh toán cho người bán: phần lớn chủ ghe, đầu nậu hiện đã có tài khoản ngân hàng hoặc ví điện tử liên kết ngân hàng. Chuyển khoản ngay tại bến bằng điện thoại, ghi nội dung rõ: tên hàng, số lượng, ngày.
2. Hợp đồng nguyên tắc với từng người bán thường xuyên, ghi rõ phương thức thanh toán chuyển khoản.
3. Bảng kê thu mua kèm chứng từ chuyển khoản, ký xác nhận của người bán.
4. Với người bán thật sự không có tài khoản: giới hạn mỗi lần mua dưới 5 triệu là cách "lách" rất dễ bị chú ý — nhiều lần mua trong cùng ngày của cùng người bán vẫn bị cộng gộp. Tốt hơn là thay đổi nguồn cung hoặc yêu cầu người bán mở tài khoản.

Phòng, chống rửa tiền: doanh nghiệp nào phải báo cáo

Luật Phòng, chống rửa tiền 14/2022/QH15 (hiệu lực 01/3/2023) đặt nghĩa vụ chủ yếu lên đối tượng báo cáo: tổ chức tài chính và tổ chức, cá nhân kinh doanh một số ngành nghề phi tài chính có liên quan. Theo Quyết định 11/2023/QĐ-TTg (hiệu lực 01/12/2023), giao dịch có giá trị lớn phải báo cáo là giao dịch bằng tiền mặt từ 400 triệu đồng trở lên (ngưỡng cũ 300 triệu).

Doanh nghiệp vừa và nhỏ cần xác định mình đứng ở phía nào:

• Nếu bạn là đối tượng báo cáo — ví dụ doanh nghiệp kinh doanh bất động sản (trừ hoạt động cho thuê, cho thuê lại và tư vấn bất động sản), kinh doanh kim loại quý, đá quý, cung cấp dịch vụ kế toán hoặc dịch vụ công ty cho khách hàng trong một số giao dịch — bạn có nghĩa vụ nhận biết khách hàng, lưu giữ thông tin, báo cáo giao dịch lớn và giao dịch đáng ngờ, và phải có quy định nội bộ về phòng, chống rửa tiền.
• Nếu bạn là khách hàng của các đối tượng báo cáo — ngân hàng, sàn bất động sản, cửa hàng vàng — giao dịch tiền mặt lớn của bạn sẽ được họ báo cáo. Không có gì sai trong việc bị báo cáo; nhưng chia nhỏ giao dịch để tránh ngưỡng là một trong những dấu hiệu giao dịch đáng ngờ.

Quỹ tiền mặt: quy trình tối thiểu cho doanh nghiệp nhỏ

Không thể bỏ hẳn tiền mặt — nhà hàng vẫn thu tiền mặt của khách, công trình vẫn cần tiền ứng cho thợ. Mục tiêu là tiền mặt chỉ dùng cho khoản nhỏ, có dấu vết rõ ràng.

1. Đặt hạn mức tồn quỹ (ví dụ tối đa 30 triệu đồng); thu vượt hạn mức thì nộp ngân hàng trong ngày hoặc ngày làm việc kế tiếp.
2. Quy chế chi: khoản từ 5 triệu đồng trở lên bắt buộc chuyển khoản, trừ ngoại lệ được giám đốc duyệt bằng văn bản và ghi rõ lý do.
3. Tạm ứng có thời hạn: nhân viên tạm ứng phải quyết toán trong số ngày quy định; tạm ứng kéo dài là nơi tiền "biến mất" và là chỗ đoàn kiểm tra hay xem.
4. Kiểm quỹ đột xuất mỗi tháng, có biên bản ký giữa thủ quỹ, kế toán và người được giám đốc giao.
5. Lương chuyển khoản: chi lương qua tài khoản giúp có chứng từ rõ cho chi phí tiền lương và tránh tranh chấp "đã trả hay chưa".
6. Thu tiền mặt có hoá đơn: với doanh nghiệp bán lẻ, hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền giúp doanh thu tiền mặt có dấu vết, tránh bị ấn định doanh thu khi kiểm tra.

Rà lại chứng từ năm 2025 và 2026

Trước khi quyết toán năm 2025 và năm 2026, kế toán nên chạy một danh sách:

1. Lọc mọi khoản mua vào, chi phí từ 5 triệu đồng trở lên.
2. Đánh dấu khoản không có chứng từ chuyển khoản, tách theo mốc 01/7/2025 và 15/12/2025.
3. Gộp các lần mua cùng ngày, cùng người bán để phát hiện khoản bị chia nhỏ.
4. Với khoản không đủ điều kiện: không kê khai khấu trừ, loại khỏi chi phí được trừ ngay từ tờ khai — tự điều chỉnh rẻ hơn bị truy thu và phạt.
5. Với khoản trả chậm đã ghi chi phí nhưng sau đó trả tiền mặt: ghi giảm chi phí ở kỳ trả tiền.

Bạn có thể lưu quy chế chi tiền, hạn mức quỹ và các biên bản kiểm quỹ vào một hồ sơ trên AI Cố Vấn, đặt mốc kiểm quỹ hằng tháng và mốc rà chứng từ trước quyết toán. Trợ lý AI trả lời theo đúng những quy chế bạn đã lưu khi nhân viên hỏi "khoản này chi tiền mặt được không".

Khi nào nên hỏi luật sư hoặc chuyên gia thuế

• Khối lượng lớn khoản chi tiền mặt các năm trước chưa được điều chỉnh, cần chọn phương án khai bổ sung.
• Doanh nghiệp kinh doanh bất động sản, vàng bạc, dịch vụ kế toán hoặc ngành nghề khác có thể là đối tượng báo cáo theo Luật Phòng, chống rửa tiền.
• Ngân hàng hỏi về nguồn tiền, phong toả tài khoản, hoặc doanh nghiệp được cơ quan chức năng mời làm việc về giao dịch đáng ngờ.
• Thu mua từ nông dân, ngư dân số lượng lớn và cần dựng quy trình chứng từ phù hợp.