Mục lục · 9 mục
Công ty xây dựng của chị Nga ở Hải Phòng mua cát, đá, xi măng của 15 nhà cung cấp. Trong năm 2025, một nhà cung cấp xuất cho công ty 37 hoá đơn, tổng giá trị 4,2 tỷ đồng, thuế GTGT 420 triệu đồng. Đầu năm 2026, công ty nhận công văn của cơ quan thuế: nhà cung cấp này đã bị xác định bỏ địa chỉ kinh doanh, có dấu hiệu bán hoá đơn; đề nghị công ty giải trình, nếu không chứng minh được giao dịch có thật thì không được khấu trừ 420 triệu thuế đầu vào và không được tính 4,2 tỷ vào chi phí.
Chị Nga có hoá đơn điện tử hợp lệ, có hợp đồng. Nhưng phần lớn tiền hàng đã trả bằng tiền mặt cho "người của công ty bên kia" tới công trình nhận, và phiếu giao hàng chỉ có chữ ký của tài xế không rõ tên. Đó là lúc vấn đề trở thành vấn đề.
Vì sao hoá đơn hợp lệ vẫn bị loại
Hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế chỉ chứng minh rằng hoá đơn được lập đúng hình thức. Nó không chứng minh rằng có hàng thật được giao. Khi cơ quan thuế phát hiện bên bán có dấu hiệu mua bán hoá đơn — không có kho bãi, không có lao động, không có hàng mua vào tương ứng — thì toàn bộ hoá đơn bên bán đã xuất bị đặt dấu hỏi, và gánh nặng chứng minh chuyển sang bên mua.
Hậu quả cho bên mua nếu không chứng minh được:
- không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào → phải nộp lại số thuế đã khấu trừ, cộng tiền chậm nộp 0,03% mỗi ngày;
- không được tính vào chi phí được trừ → tăng thuế TNDN, cộng tiền chậm nộp;
- bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế;
- trường hợp nặng, có dấu hiệu cố ý mua hoá đơn để hợp thức hoá: chuyển cơ quan điều tra xem xét tội trốn thuế (Bộ luật Hình sự, Điều 200) hoặc tội mua bán trái phép hoá đơn (Điều 203).
Với công ty chị Nga, riêng hai khoản thuế đã khoảng 420 triệu GTGT cộng 840 triệu TNDN (4,2 tỷ × 20%, giả sử công ty chịu thuế suất phổ thông), tổng 1,26 tỷ đồng, chưa kể tiền chậm nộp tính từ năm 2025.
Hai điều kiện "cứng" từ năm 2025
Thanh toán không dùng tiền mặt từ 5 triệu đồng
Từ 01/7/2025, Luật Thuế GTGT 48/2024 hạ ngưỡng: hàng hoá, dịch vụ mua vào từ 5 triệu đồng trở lên (đã gồm thuế) phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế đầu vào — trước đây là 20 triệu đồng. Mua nhiều lần trong cùng một ngày của một người bán, từng lần dưới 5 triệu nhưng tổng từ 5 triệu trở lên, cũng phải thanh toán không dùng tiền mặt.
Về thuế TNDN, Nghị định 320/2025 (hiệu lực 15/12/2025) đặt cùng ngưỡng: khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được tính vào chi phí được trừ. Mua trả chậm thì được tạm ghi nhận chi phí, nhưng nếu sau đó trả bằng tiền mặt thì phải ghi giảm chi phí ở kỳ trả tiền.
Hai mốc này không hồi tố. Hoá đơn GTGT lập trước 01/7/2025 và khoản chi TNDN phát sinh trước 15/12/2025 vẫn xét theo ngưỡng cũ 20 triệu đồng — với công ty chị Nga, các lần trả tiền mặt 5–20 triệu trong nửa đầu năm 2025 chưa bị loại chỉ vì phương thức thanh toán, dù vẫn phải chứng minh giao dịch có thật.
Tiền phải đi đúng tài khoản của bên bán
Chứng từ chuyển khoản phải thể hiện tiền đi từ tài khoản của doanh nghiệp mua tới tài khoản của chính doanh nghiệp bán. Trả vào tài khoản cá nhân giám đốc bên bán, tài khoản của "người được ủy quyền" là chỗ thường bị loại — và cũng là dấu hiệu kinh điển của giao dịch mua bán hoá đơn.
Dấu hiệu một nhà cung cấp có rủi ro
- Mới thành lập vài tháng nhưng xuất hoá đơn giá trị rất lớn.
- Ngành nghề đăng ký rất rộng, xuất hoá đơn cho đủ loại hàng không liên quan nhau.
- Địa chỉ trụ sở là căn hộ chung cư, nhà riêng, hoặc thay đổi liên tục.
- Người đại diện theo pháp luật trẻ tuổi, ở tỉnh xa, đứng tên nhiều doanh nghiệp.
- Đề nghị thanh toán tiền mặt hoặc vào tài khoản cá nhân, "giá có hoá đơn" và "giá không hoá đơn" chênh lệch đúng bằng một tỷ lệ.
- Không có kho, không có phương tiện, nhưng nhận giao số lượng lớn.
- Hoá đơn xuất dồn vào cuối tháng, cuối năm.
Kiểm tra nhà cung cấp trước khi nhận hoá đơn
Danh sách việc cần làm khi thêm một nhà cung cấp mới vào danh mục, đặc biệt với hợp đồng giá trị lớn:
- Tra cứu trạng thái mã số thuế trên Cổng thông tin của cơ quan thuế: đang hoạt động, tạm ngừng, ngừng hoạt động, không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.
- Tra cứu thông tin đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: ngày thành lập, ngành nghề, người đại diện, lịch sử thay đổi.
- Đối chiếu tài khoản ngân hàng trong hợp đồng với tài khoản đã đăng ký với cơ quan thuế (nếu có thể) và tên chủ tài khoản là tên doanh nghiệp.
- Kiểm tra thực tế: kho, xưởng, phương tiện — với nhà cung cấp hàng hoá có khối lượng lớn, một chuyến đi xem tận nơi đáng giá hơn mọi bản tra cứu.
- Sau khi nhận hoá đơn: tra cứu hoá đơn trên hệ thống hoá đơn điện tử, kiểm tra thông tin người bán, người mua, mã cơ quan thuế khớp.
- Định kỳ hằng quý tra lại trạng thái của các nhà cung cấp lớn. Doanh nghiệp bỏ địa chỉ thường bị phát hiện sau khi đã xuất hoá đơn vài tháng — tra sớm thì còn kịp giữ lại tiền chưa thanh toán và yêu cầu giải trình.
Bộ chứng từ chứng minh giao dịch có thật
Khi bị yêu cầu giải trình, doanh nghiệp mua cần chứng minh dòng hàng và dòng tiền. Bộ hồ sơ mạnh gồm:
| Nhóm | Chứng từ |
|---|---|
| Thỏa thuận | Hợp đồng, đơn đặt hàng, báo giá, thư trao đổi |
| Giao nhận | Phiếu giao hàng, biên bản giao nhận có tên và chữ ký người được ủy quyền hai bên, chứng từ vận chuyển |
| Kho | Phiếu nhập kho, thẻ kho, biên bản kiểm nhận chất lượng |
| Sử dụng | Phiếu xuất kho vào công trình, sản xuất, hoá đơn bán ra tương ứng |
| Tiền | Ủy nhiệm chi, sao kê ngân hàng tới tài khoản doanh nghiệp bán |
Doanh nghiệp xây dựng như công ty chị Nga còn có thêm một lớp chứng cứ quý: nhật ký công trình, biên bản nghiệm thu khối lượng với chủ đầu tư. Nếu khối lượng cát, đá ghi trong nghiệm thu khớp với khối lượng mua vào, đó là chứng cứ hàng đã thực sự được dùng.
Lưu ý: Thời điểm rất quan trọng. Hoá đơn lập trước thời điểm bên bán bị cơ quan thuế xác định ngừng hoạt động, bỏ địa chỉ thì bên mua có cơ hội giải trình tốt hơn nhiều so với hoá đơn lập sau thời điểm đó. Lưu lại ảnh chụp kết quả tra cứu trạng thái nhà cung cấp ở thời điểm giao dịch là một thói quen rẻ mà có ích.
Đã nhận hoá đơn rủi ro rồi thì làm gì
- Rà ngay toàn bộ giao dịch với nhà cung cấp đó, tập hợp chứng từ theo bảng trên.
- Đánh giá từng hoá đơn: hoá đơn nào có đủ dòng hàng và dòng tiền, hoá đơn nào thiếu.
- Với hoá đơn không chứng minh được: cân nhắc chủ động khai điều chỉnh giảm thuế đầu vào và chi phí, nộp tiền chậm nộp — trước khi cơ quan thuế ra quyết định kiểm tra. Chủ động thường dẫn tới hậu quả nhẹ hơn.
- Với hoá đơn chứng minh được: chuẩn bị văn bản giải trình, sắp xếp chứng từ theo thứ tự thời gian.
- Xem xét quyền đòi bồi thường với bên bán nếu bên bán gian dối — dù thực tế đòi được từ một doanh nghiệp đã bỏ trốn là rất khó.
Sai lầm hay gặp
- Tin rằng "có hoá đơn điện tử có mã là an toàn". Mã chỉ chứng minh hình thức.
- Trả tiền mặt cho các khoản lớn vì nhà cung cấp "giảm thêm 2%". Từ năm 2025, ngưỡng chỉ còn 5 triệu đồng; khoản giảm 2% mất trắng khi bị loại khấu trừ 10% GTGT và 20% chi phí.
- Mua hoá đơn để "bù chi phí" cho các khoản chi không có chứng từ. Đây không còn là rủi ro thuế mà là rủi ro hình sự cho người ký.
- Không lưu tài liệu giao nhận vì "đối tác quen". Đối tác quen vẫn có thể bỏ trốn, hoặc vẫn có thể bán hoá đơn cho người khác khiến cả doanh nghiệp đó bị điều tra.
Trên AI Cố Vấn, bạn có thể lập hồ sơ "Nhà cung cấp lớn" để lưu kết quả tra cứu và chứng từ của từng đối tác, đặt mốc tra lại trạng thái hằng quý. Khi nhận công văn yêu cầu giải trình, chuyển hồ sơ đó cho luật sư Nhà Cố Vấn ngay trong ứng dụng.
Khi nào nên hỏi luật sư
- Nhận công văn của cơ quan thuế về nhà cung cấp bỏ trốn, mua bán hoá đơn.
- Giá trị hoá đơn liên quan lớn, hoặc có nhiều nhà cung cấp cùng bị nêu tên.
- Được cơ quan điều tra mời làm việc với tư cách người làm chứng hoặc người liên quan trong vụ án mua bán hoá đơn.
- Cần quyết định có tự khai điều chỉnh giảm hay giữ quan điểm để giải trình.
Căn cứ pháp lý
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hoá đơn, chứng từ, sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực 01/6/2025)
- Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15 (hiệu lực 01/7/2025): điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt từ 5 triệu đồng
- Nghị định 320/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế TNDN 67/2025/QH15 (hiệu lực 15/12/2025): khoản chi từ 5 triệu đồng phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
- Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 (hiệu lực 01/7/2026): quản lý hoá đơn, chứng từ; tiền chậm nộp 0,03%/ngày
- Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi): Điều 200 (tội trốn thuế), Điều 203 (tội in, phát hành, mua bán trái phép hoá đơn, chứng từ thu nộp ngân sách)
Đối chiếu tới ngày 15/10/2026. Văn bản có thể được sửa đổi, thay thế sau ngày này.
Câu hỏi thường gặp
Nhà cung cấp bỏ trốn sau khi xuất hoá đơn thì bên mua có bị loại khấu trừ thuế không?
Có nguy cơ. Cơ quan thuế sẽ yêu cầu bên mua chứng minh giao dịch có thật bằng chứng từ giao nhận, kho, sử dụng hàng và thanh toán qua ngân hàng vào tài khoản của bên bán. Chứng minh được thì có cơ sở giữ khấu trừ; không chứng minh được thì phải nộp lại thuế đầu vào và bị loại chi phí.
Mua hàng dưới 20 triệu trả tiền mặt có được khấu trừ thuế GTGT không?
Từ 01/7/2025, ngưỡng là 5 triệu đồng theo Luật Thuế GTGT 48/2024. Hàng hoá, dịch vụ mua vào từ 5 triệu đồng trở lên, kể cả mua nhiều lần trong một ngày của cùng người bán với tổng từ 5 triệu, phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ.
Làm sao kiểm tra một nhà cung cấp có đang hoạt động không?
Tra cứu trạng thái mã số thuế trên Cổng thông tin của cơ quan thuế và thông tin đăng ký trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Với hợp đồng lớn, nên kiểm tra thực tế kho bãi và lưu ảnh chụp kết quả tra cứu tại thời điểm giao dịch.
Trả tiền vào tài khoản cá nhân giám đốc bên bán có được không?
Rủi ro cao. Để được khấu trừ và tính chi phí, chứng từ thanh toán phải thể hiện tiền chuyển vào tài khoản của chính doanh nghiệp bán. Trả vào tài khoản cá nhân là dấu hiệu cơ quan thuế thường xem xét kỹ trong các vụ mua bán hoá đơn.
Mua hoá đơn để hợp thức chi phí bị xử lý thế nào?
Ngoài việc bị loại khấu trừ, loại chi phí, truy thu và phạt, hành vi này có thể bị xem xét trách nhiệm hình sự về tội trốn thuế (Điều 200) hoặc tội mua bán trái phép hoá đơn (Điều 203 Bộ luật Hình sự). Người ký, người chỉ đạo đều có thể bị liên quan.
Đưa việc này vào hồ sơ của bạn
Lưu giấy tờ vào hồ sơ vụ việc, đặt mốc để hệ nhắc trước hạn, hỏi Trợ lý AI theo đúng hồ sơ và gửi câu hỏi cho luật sư Nhà Cố Vấn khi cần.
Bài viết là thông tin pháp luật tổng hợp để tham khảo, không phải ý kiến tư vấn cho một vụ việc cụ thể. Hoàn cảnh của bạn có thể khác ví dụ trong bài; khi có tranh chấp, sắp hết thời hạn hoặc giá trị lớn, hãy hỏi luật sư.
